Mijn hoofd loopt over, wat nu?

Middagritueel

Na onze oorspronkelijk stressvolle ochtend komen rennen we ons kantoor binnen of rennen de kinderen nog net op tijd de les binnen. De kinderen kunnen amper praten met mede klasgenoten en moeten direct aan de slag. Ze hebben nog niet ‘echt’ kunnen rennen en spelen en ze kunnen hierdoor ook niet goed concentreren. Jij kijkt uit naar een kopje koffie. Pfff, blij dat je er eindelijk bent. Je start je computer op, haalt een kopje koffie, je voelt dat je niet echt tijd hebt om even te praten met je collega’s over het weekend. Je moet direct aan de slag. Je opent je mail. Een zucht, wat ontzettend veel. Je ploetert door de mail, maar je moet ook nog een offerte schrijven voor een klant en de productie opnieuw inlichten over een spoedgeval. Wat moet ik beginnen? Het spookt ondertussen in je hoofd. Je ziet door de bomen het bos niet meer. En dan heb ik vanmiddag ook nog een vergadering. En dan moet ik ook nog eerder naar huis, want Pietje moet naar de tandarts. Komt totaal niet uit! Verzetten? Nee, geen optie. Wat een dag. Ik word geleefd! Ook totaal geen inspiratie…. Kan dit anders? Wat moet ik doen? Echt niet leuk meer zo!

New Mindset, New Result

Ja, het kan zeker anders. Het klinkt misschien heel cliché, maar iedere verandering begint bij jezelf. Als je iets wil veranderen moet je voorzelf bedenken: Wat wil ik graag veranderen? En als je weet wat je wil veranderen kun je bedenken: Hoe ga ik dat veranderen? Voor mij was het belangrijk niet alleen rust te brengen in de start van de dag, maar voor mij was het ook belangrijk deze rust en aandacht door de te zetten de rest van de dag. En de dingen te doen waar ik echt goed in ben. Hierdoor krijg je nog meer oprechte aandacht voor de behoeftes van de klant en je naaste collega’s. En door je werk aan te passen in het werk dat echt bij je past krijg je echt plezier in je werk. En wordt werk een hobby.  Ook hier heb je wilskracht voor nodig. Want zonder wilskracht blijf je in dezelfde situatie hangen. En dat is juist wat je niet wilt.

Hoe heb jij je mindset dan omgezet?

Doordat het ochtendritueel al van een stressvolle situatie was omgezet in een rustgevende en plezierige omgeving (lees deel 1), loop je volkomen relaxed de afdeling op. Je pakt je kopje koffie. Je praat gezellig met je collega’s over het weekend. Je leert je collega’s anders kennen en ondertussen start je jouw computer op. 

Spoedgevallen eerst Voordat je start eerst even de spoedopdracht met productie overleggen. Even bellen of het nu uitkomt. Over een uurtje heeft hij tijd. Is toch een specifiek geval. Dus ok. Moet goed komen. 

Mailinstellingen aanpassen Je opent je mail. Je mailbox is al opgesplitst in urgente mail en cc-mail. Dus eigenlijk vallen de op te volgen mails wel mee. Je loopt je mails door. Beantwoordt direct de mails die je direct kunt beantwoorden. De andere mails plan je in voor een later moment die dag of afhankelijk van het onderwerp later die week. De cc-mail scroll je even door, zodat je weer van alles op de hoogte bent. 

Agenda gebruiken voor activiteiten|herinneringen per dag In de agenda staan al je activiteiten voor die dag. Je ziet dat er een vergadering gepland staat voor die middag. En tot je schrik bedenk je dat je een afspraak hebt staan met Pietje bij de tandarts. Geen probleem. Na de vergadering past dat perfect in het schema. In je agenda heb je een alert ingesteld dat je overleg hebt met de productie over de spoedopdracht. Een kwartier voor die tijd krijg je deze melding. Je rondt je laatste mail af en je gaat naar je afspraak. Na een half uurtje beraad is het probleem opgelost. De klant wordt direct geïnformeerd en je rond de rest van de mail af. 

Korte pauze Nu eerst een bakje koffie. Je vraagt of je collega’s ook een bakkie willen. En na een kort praatje pot heb je je korte pauze weer gehad. Je hebt weer inspiratie om een offerte te schrijven. 

Grote opdrachten uitvoeren Vol goede moed schrijf je de offerte, overleg je met collega’s, vul je de calculaties in, check je de offerte nog een keer en deze klaar voor verzending. Mooi op tijd klaar! Nog een uur voordat de vergadering begint. 

Mailmeldingen uitzetten Je checkt je mailbox, want deze had je in de tussentijd uitgezet. En je ziet dat er maar een paar mailtjes binnen zijn gekomen. Je verstuurt je offerte en bekijkt de mailtjes. Een paar mailtjes plan je in voor een later moment. Er is één mail die wel antwoord nodig heeft, maar waarvoor je nog wel iets uit moet zoeken. Je staat voor een keuze. 

Neem je pauze Eerst pauze of dit even afronden. Je kiest voor het laatste, want dan wandel je veel rustiger. Het is niet veel werk. Je zoekt het antwoord op de vraag op en je beantwoordt de klant. Daarna zet je de mail op afwezig met de mededeling dat je morgen aanwezig bent voor het antwoorden van vragen, want bij terugkomst heb je een vergadering en moet je naar de tandarts met Pietje. Nu is het echt tijd voor pauze!. Je vraagt of er een collega meegaat om buiten even een frisse neus te halen. Je collega’s hebben helaas geen tijd. Ok! Dan even tijd voor jezelf. Je loopt een rondje door de omgeving. Oh heerlijk! Even verstand op nul. En je loopt zo op schema. Heerlijk! Wat een rust. 

Plan je voorbereiding in de agenda Bij terugkomst ben je op tijd in de vergaderruimte. De agenda was al bekend. Je hebt de vergadering goed voorbereid. Je input wordt erg gewaardeerd. Er is duidelijk goed over nagedacht. Met een voldaan gevoel verlaat je de vergadering. Je zegt je collega’s gedag en vertelt ze dat je met Pietje naar de tandarts bent. Dit stond al een lange tijd geleden gepland. Met glimlach en een voldaan gevoel verlaat je het pand. 

Ilse Schoemaker Trainingscoach Sales & Marketing

Bekijk de video. Kom je er niet uit? Maak een afspraak.